Guida alla Gestione Integrata Fatture-Bolle in CoGe
L'obiettivo di questa funzionalità è automatizzare il collegamento tra i documenti di trasporto (bolle) già presenti nel sistema e le fatture elettroniche ricevute, garantendo la coerenza dei prezzi e delle giacenze.
1. Caso di Corrispondenza Perfetta (Automatica)
Questo si verifica quando il fornitore ha inserito correttamente i riferimenti dei DDT nella fattura elettronica e gli stessi sono stati riportati nell'archivio bolle.
- Procedura: All'acquisizione, il sistema identifica il DDT nella fattura (es. DDT 128 del 3 marzo) e lo accoppia automaticamente al documento corrispondente nell'archivio.
- Aggiornamento Prezzi: Utilizzando il tasto Alt + F2 nel campo codice articolo, il programma collega il prodotto (es. codice Coge M000563 a F52 codice articolo fornitore) e aggiorna il prezzo in base a quanto riportato nella fattura elettronica.
- Conclusione: Una volta confermata la corrispondenza, la registrazione viene completata rapidamente.
2. Caso di Corrispondenza Manuale (Riferimenti Errati o Mancanti)
Si verifica se il fornitore non ha compilato correttamente i campi della fattura elettronica dedicati ai DDT.
- Avviso del Sistema: Il programma segnalerà che non sono stati trovati riferimenti diretti, ma che in archivio esistono bolle compatibili.
- Procedura: Dovrete procedere manualmente(inserendo il puntino di selezione tramite barra spaziatrice) alla selezione delle bolle presenti in archivio che corrispondono alla fattura visualizzata.
- Gestione Discrepanze: Il sistema consente una certa tolleranza per piccole differenze (es. una discrepanza di 2 kg).
- Completamento: Il prezzo va inserito rigo per rigo fino a raggiungere il totale fatturato. Eventuali anticipi verranno scorporati s mano dal totale.
3. Caso di Merce Non Caricata (Fattura Accompagnatoria)
Si verifica quando la fattura cita dei DDT che non sono stati caricati a magazzino (ad esempio per acquisti legati a spese generali o materiali che non interessano la gestione delle scorte, ad esempio i computer, le calcolatrici, la carta, ecc).
- Procedura: Il sistema rileva i riferimenti ai DDT ma segnala la loro assenza in archivio.
- Azione: È necessario confermare di voler procedere considerando il documento come una fattura accompagnatoria.
- Registrazione: La procedura seguirà le modalità standard per le fatture prive di DDT collegato.
Funzionalità Aggiuntive
- Modifica Quantità: È possibile intervenire sulle quantità nelle bolle se queste non corrispondono esattamente al fatturato forzando l'inserimento oppure modificando direttamente la bolla(F4).
- Dissocia Associa Bolle: Dalla maschera di gestione è possibile scollegare(F3) e collegare(F2) le bolle precedentemente associate in caso di errori.
